Zaman yönetimi ve zaman yönetimi teknikleri

Zaman; yerine konması, geri döndürülmesi, yenilenmesi, depolanması ve satın alınması mümkün olmayan bir kaynaktır. Zaman yönetimi, zaman faktörü göz önünde bulundurularak kaynakların etkin ve doğru kullanılmasıdır. Zaman yönetiminde amaç, kişinin işi ve diğer yaşantı tarzının gerekli plan ve hedefleri doğrultusunda, amaçlara uygun organizasyondan en yüksek verimi sağlamaktır.

İyi bir zaman yönetimi, kendini organize etmeyi, diğerlerinin organize olmasını sağlar. Zaman faktörü göz önünde bulundurulup kaynakların etkin kullanılması bireylerin amaçlarını başarmasında etkili olur.

Zaman Yönetimindeki Önemli Noktalar

Zaman yönetiminde bazı önemli noktalar vardır. Bu önemli noktalar şunlardır:

• Hedefler belirlenmesi
• Teknolojideki yenilikleri verimli kullanmak
• Önceliklerin belirlenmesi
• “Hayır” diyebilmek
• Olumlu ve geliştirilmesi gereken yönlerin saptanması
• Kararların hızlı ve yerinde verilmesi
• İşlerin bir kısmının devredilmesi
• Günlük ve haftalık planların yapılması

Zamanı verimli kullanabilirsek yapılacak işleri daha iyi planlar, geleceğe hazırlanabiliriz. Daha fazla okuyarak edindiğimiz bilgilerle ve teknolojik yeniliklerle kendimizi geliştirebiliriz. İnsanlarla iletişim kurma, sevdiklerimize zaman ayırma, dinlenme, eğlenme ve düşünme fırsatlarına zamanı verimli kullanarak ulaşabiliriz.

Zaman Yönetimindeki Engeller

Zaman yönetiminde önümüze çıkan engeller şunlardır:

1. Mükemmeliyetçilik: Hepimiz yaptığımız işin iyi olmasını isteriz. Ne var ki bazen işler istediğimiz gibi gitmeyebilir. Bazen de kendimizden yapacağımız işler konusunda insanüstü bir potansiyel bekleyebiliriz. Hedeflerimiz hiç de gerçekçi olmayabilir. İşte hedeflerimizin ve beklentilerimizin gerçekçi olmaması ve yaşamda olayların bazen istediğimiz gibi gitmeyebileceğini hesaba katmama gibi durumlar bizim mükemmeliyetçi olduğumuzun en büyük göstergeleridir.

Mükemmeliyetçi kişi, işler yolunda gitmediğinde büyük bir düş kırıklığı yaşar ve işleri bırakır, umutsuzluğa kapılır. Yüksek beklentileri nedeniyle de harekete geçemez. Böylece iyi yapabileceği şeyleri, “mükemmeli başarmak” adına yapabileceğinden daha kötü yapar ya da hiç yapamaz. Hedefleri belirlerken esnek olmak ve olası aksilikleri göz önünde bulundurmak önemlidir.

2. Erteleme: Erteleme davranışı, zaman yönetimi ve başarı karşısındaki en büyük engellerden biridir. Bir konu sizin için önemliyse ve siz konunun peşinden gitmiyorsanız erteliyorsunuz demektir. Erteleme yalnızca büyük amaçların ertelenmesi olarak değerlendirilmemelidir. Gündelik hayatta küçük görülen işler de daha önemli amaçların alt basamaklarıdır. Ertelenen her iş bir diğerini etkiler. Önemli işlerin ertelenip durması günlük işlerimizin büyük ölçüde aksamasına neden olur. Bu kısır döngü uzar gider. Günün birinde içinden çıkılmaz hâle gelir.

3. Kendine aşırı güven: Yaşamda kendine güvenmek iyi ve yararlı bir özelliktir ancak fazlası boş vermişliğe yol açar. Yapmamız gereken tüm işleri bir kenara not etmeden hatırlamamız ve bu işleri son dakikada harekete geçerek tamamlamamız olanaksızdır. Bu nedenle “Ben bunların hepsini aklımda tutabilirim ya da herkes bu işi 3 saatte bitiriyor ama ben nasıl olsa bu işi 1 saatte bitiririm.” tarzı düşünceler bizi düzensizliğe ve başarısızlığa götürür.

4. Kendine güvensizlik ve yüksek kaygı: Zaman zaman hepimiz performansımızdan şüphe edebiliriz ya da yaptığımız işlerin yeterliliğinden emin olmayabiliriz. Bu durum çok ve yoğun duygularla yaşanıyorsa bizim için engelleyici hâle gelmiştir. “Bu işi nasıl olsa başaramam, öyleyse hiç denememeliyim.” tarzındaki düşünceler kendine güvensizlik belirtisidir. Buna benzer düşünceler, yüksek kaygıya da neden olur. Kaygı da bizim için bir engeldir. Bu tür düşünce ve duyguları çok sık ve bizi ciddi anlamda engelleyecek yoğunlukta yaşıyorsak bir uzmana danışmamız yararlı olacaktır.

5. Hayır diyememe: Zaman yönetimi, bazı zaman çevremize hayır dememizi gerektirecek bir aktivitedir.

6. Hafife alma: Bazen bazı işlerin kendiliğinden olacağına ya da bazı özelliklerin herkeste bulunduğuna ilişkin bir yanılgıya düşeriz. Bu tür hafife almalar, çoğu kez sosyal ve akademik alanda başarıyı olumsuz yönde etkiler. Bize büyük düş kırıklıkları yaşatır.

Zaman Yönetimi Teknikleri

1. Etkili zaman yönetimi: Zaman ve işin sizi egemenliği altına alması yerine, sizin zamanı ve işi egemenlik altına almanızdır. Başarmak istiyorsanız muhakkak kişisel zamanınızı, nasıl ve ne şekilde neye yönelik olarak kullanacağınızı, etraflıca düşünüp belli bir plan çerçevesine oturtmak gerekir. Mevcut faaliyetlerin önceliklerini belirleyip detaylardan uzaklaşma, öze inme, harekete geçme, iş üretme, stresten kaçma, aile ve özel yaşam için zaman kazanma hedeflerini bilinçli olarak saptayıp ve zamanında ulaşmaya gayret gösterilmelidir.

2. Amaç belirleme: Başarmak istediğimiz tüm işlerde olduğu gibi zaman yönetimi konusunda da öncelikle belirgin bir amacımızın olması gerekir. Bizler, zamanımızı nasıl değerlendireceğimiz konusunda sayısız seçeneğe sahibizdir. Bu nedenle de zamanımızın büyük bölümü, ne yapacağımıza karar vermeye çalışmakla geçer. Belirsiz amaçlar, erteleme davranışına ve neyin daha önemli olup olmadığının belirsizliği anlamına da gelir. Bu da zamanımızı kullanma konusunda önümüzde duran seçeneklerin bir sıraya konulamamasına neden olur. Böylece bir türlü ne yapacağımıza karar veremeyiz ve karar verme işini erteleriz. Önemli konular dururken daha az önemli işlerle uğraşmaya başlarız.

3. Acil olmayan ve önemsiz işler: Bu tür işler, özellikle de önemli işlere zaman ayırmamız gereken dönemlerde, boş yere harcanmış zamanların kaynağını oluşturur. Saatlerce bilgisayar oyunları ile uğraşmak, bütün bir akşam telefonla dedikodu yapmak vb. işler bu kategoriye girer. Bunlar kişisel zevklerimizdir. Yaşamsal önemi yoktur ve sosyal anlamda da akademik anlamda da yaşamımıza pek bir şey katmaz. Bu tür uğraşların gerektiği durumlarda ertelenmesi ve serbest zaman etkinlikleri olarak yapılması zaman yönetimi açısından önemlidir.

4. Acil ama önemsiz işler: Bazen öyle işlerle uğraşırız ki iki ayağımız bir pabuca girer ama aslında işin sonunda elde ettiğimiz kayda değer bir şey yoktur. Ders çalışmamız gereken bir zamanda, arkadaşımıza bizden istediği bir kaset kaydını yetiştirmeye çalışmak bu türden bir iştir. Arkadaşımızın, kaseti ertesi gün almak istiyor olmasından ötürü iş acil bir iş olabilir ama yaklaşan bir ara sınavdan daha önemli değildir. Bu durumda arkadaşımıza gerekli açıklamada bulunarak ek süre talep etmek arkadaşlığımıza zarar vermez ama bizi başarıya götürür.

5. Acil olmayan ama önemli işler: Bu tür işler yanıltıcı olabilir. Aylar sonra olacak olan bir sınav önemlidir ama acil değildir. Ne var ki sınavlarda başarılı olmak ve öğrenilmesi gereken bilgileri sindirerek öğrenmek ancak düzenli tekrar ile olabilir. Sınav döneminde sıkışıp kalmak yerine uzun vadeli çalışma planı yapmak daha akıllıca görünmektedir. Zaman planlamada, üzerinde durulması ve planın şekillendirilmesinde en önemli unsur olması gereken işler, bu kategoride yer alır.

6. Acil ve önemli işler: Bu tür işlerle genellikle zamanı iyi planlayamadığımızda karşılaşırız. Doğru düzgün hazırlanılmamış bir sınava bir gece önce çalışmaya başlamak ya da önemli bir dönem ödevinin başına teslim tarihinden iki gün önce oturmak bu tür işlerdendir. Zaman planının, önemli bir aksilik olmadıkça bu tür işlerle karşılaşılmayacak biçimde yapılması önemlidir.

7. Uzun vadeli takvim belirleme: Belirlediğimiz amaçlar doğrultusunda yapmamız gereken işlerin tamamlanma tarihlerini belirlemek, zamanı planlama konusunda önemli bir adımdır. Bunun için ajanda edinmek ve amaçladığımız işlerin bitiş tarihlerini bu ajandaya
kaydetmek, atacağımız ilk somut adımdır.

8. Haftalık plan yapmak: Amaçlar belirlendikten ve gerekli tarihler yıllık ajanda da işaretlendikten sonra gelinen aşama, haftalık plan yapmaktır. Bunun için her hafta düzenli olarak çizelge hazırlamak en etkili yöntemdir. Bu işe girişmeden önce bir hafta boyunca planlanmamış yaşantımızın bir listesini yapmak gerekir. Bunun için de yanımızda bir hafta boyunca boş bir kâğıt bulundurmak ve hangi günler hangi saatlerde nelerle uğraştığımızı not etmek yeterlidir. Bu bize, bizim zevk aldığımız ya da yapmamız gerekirken yeterince zaman ayırmadığımız işleri belirlememiz konusunda yardımcı olur.

Zamanı yönetirken plan yaparken de dikkat edilmesi gereken bazı hususlar vardır. Bunlar; esnek bir plan ve planın gerçekler ile örtüşmesi. Ayrıca planın ödül de içermesi ve düzenli takibi.

Tüm bunları yapabilmek için, haydi şimdi başlayın!